7 passos para revisar e manter as contas da sua fazenda no azul

A incerteza é um sentimento constante no agronegócio, e ela cresce nos períodos de turbulência. Mas algumas medidas podem ser adotadas para sobreviver durante esses momentos sem entrar no vermelho. O segredo é “caminhar a passos firmes” e “nunca dar um passo maior do que a perna”.

O profissionalismo garante a sobrevivência

Com o aumento da competitividade no agronegócio, está ficando cada vez mais claro a importância do profissionalismo, independentemente do tamanho da sua propriedade. Não dá mais pra fazer tudo de cabeça e encarregar a memória de guardar todos os detalhes. É preciso organizar e registrar tudo, inicialmente em um caderno ou papeleta, e se possível em uma planilha eletrônica, de forma a tornar o controle e o diagnóstico da situação real mais eficiente.

Essa condição fica mais evidente nos momentos de turbulência, quando precisamos fazer ajustes rápidos em resposta ao mercado para poder manter nossa empresa forte. Nesse contexto, podemos adotar sete medidas para manter o nosso negócio robusto e funcionando com todas as contas no azul:

1º Passo: Auditar as contas

O primeiro passo é realizar uma auditoria das contas, medida que já faz parte do cotidiano atual das grandes empresas, mas que ainda é pouco adotada nas médias e pequenas. Auditar pode ser entendido como conferir. Ou seja, você irá conferir se na prática está sendo gasto o que você registrou no caderno ou no sistema. É importante que a auditoria seja realizada periodicamente, pelo menos duas vezes ao ano. Ela permitirá descobrir possíveis divergências entre estoque e registro, como gastos de sementes ou fertilizantes superior ao previsto ou registrado.

A auditoria vem ganhando força motivada pela conclusão de que é imprescindível conhecer a realidade atual da propriedade de forma exata, para não ter nenhuma surpresa. E de que é natural ao ser humano entrar no modo automático e reduzir a atenção quando tudo está dando certo. Portanto, se você quer sobreviver às crises e turbulências, não pode trabalhar no “mais ou menos”.

2º Passo: Ajustar as contas

Com as contas auditadas e o diagnóstico em mãos, o segundo passo é ajustar. Ou seja, é reduzir o que está acima do planejado e aumentar o que está abaixo. É comum ao longo do processo produtivo afrouxarmos a rigidez com que cumprimos os padrões de gastos pré-estabelecidos, o que pode nos levar a grandes prejuízos. Esse é também o momento de identificar falhas e distúrbios no processo. Os erros podem advir principalmente do não registro regular dos gastos e fluxos de utilização de matérias-primas.

3º Passo: Monitorar as contas

O terceiro passo é implantar e manter um sistema de controle. E aqui não estamos falando de softwares sofisticados e complicados. Uma planilha do Excel bem formulada funciona muito bem, mas também não é o principal! Mas vamos ao ponto: Como faço isso?

Para monitorar as suas contas você precisa primeiro garantir que os passos 1 e 2 foram realizados. Feito isso, para controlar você precisa estabelecer parâmetros limites, que vão funcionar como sinal de alerta e irão indicar o momento de intervir. Um sistema básico é composto de três parâmetros: Objetivo; Máximo; e Mínimo:

• Objetivo: O objetivo, representado pela linha azul no gráfico, é o resultado que foi planejado e é esperado a cada período. É para onde a flutuação deve sempre convergir.
• Máximo: O máximo indica o limite de flutuação do gasto controlado. Quando a flutuação se aproximar do máximo é o momento de intervir e forçar a volta para o objetivo.
• Mínimo: O mínimo funciona da mesma forma que o máximo, mas da forma inversa, sendo o limite inferior, onde deverá ser realizado o choque para voltar para o objetivo.

O controle do processo pode ter desde uma periodicidade diária até mensal, a depender da complexidade do seu negócio. O objetivo aqui é que o custo seja sempre monitorado e mantido dentro do planejado. É indicado que você crie um sistema de controle individual para aqueles itens que você trabalha em maior quantidade, e que, portanto, possuem um maior impacto no seu resultado final.

4º Passo: Revisar as projeções de vendas e faturamento

Com as contas em ordem e monitoradas, o passo seguinte é revisar as projeções de vendas e faturamento. Em um momento de turbulência, normalmente esse ajuste se dará para baixo. Nesse sentido, uma estratégia é projetar três cenários possíveis: O otimista; o provável; e o pessimista. E garantir que mesmo no cenário pessimista a sua empresa irá conseguir se manter sem entrar no vermelho.

Cenário otimista

O cenário positivo é aquele em que ocorrem choques econômicos positivos na economia e o faturamento da empresa acaba se realizando acima do esperado inicialmente. Ou seja, o alvo é superado.

Cenário provável

O cenário provável é aquele que irá ocorrer se a economia não sofrer nenhum choque que provoque alterações na sua dinâmica normal. Logo, as metas estabelecidas irão se concretizar, e o resultado será atingido no alvo, conforme o planejado.

Cenário pessimista

O cenário pessimista, por sua vez, é o pior cenário possível. É aquele em que os resultados irão frustrar as expectativas. Esse é o cenário mais problemático e para o qual nós devemos sempre estar preparados. Isso, porque a economia cresce em formato de ciclos econômicos, com flutuações positivas e negativas. Ou seja, as crises e os momentos de turbulência são recorrentes na economia, o que muda são as suas causas, a amplitude e a duração. É por isso que é tão importante trabalhar com uma margem de segurança nas contas, pois os momentos conturbados são inevitáveis e vão ocorrer algumas vezes ao longo da nossa vida. Então, é importante que o seu negócio continue viável mesmo no pior cenário.

Olhando para os dados históricos do PIB agropecuário de 1948 a 2019 em uma periodicidade anual, identificamos que a variação real negativa máxima ocorreu em 1986, e foi de -8,02%.

Gráfico 5 – Variação real anual do PIB da Agropecuária de 1948 a 2019 Fonte: Ipeadata
Portanto, para projetarmos um cenário pessimista é razoável trabalharmos com uma margem de 8% negativos. Logo, suas contas devem continuar no azul mesmo nesse pior cenário.

5º Passo: Suspender investimentos e ampliações

Quando falamos em revisar as projeções para baixo, o primeiro passo nesse sentido é suspender investimentos e ampliações. Se você tinha planos de realizar algum investimento para ampliar a estrutura da sua propriedade com o objetivo de aumentar a produtividade e a eficiência, o ideal é suspender por enquanto esse projeto e manter o máximo de liquidez possível. Esse projeto poderá ser utilizado quando a economia retornar ao normal ou poderá ser utilizado para aproveitar oportunidades diante de um cenário de retomada da economia.

6º Passo: Renegociar dívidas e crédito

Momentos de turbulência econômica são sempre bons momentos para renegociar dívida e crédito. Isso acontece porque durante os períodos de turbulência a inadimplência tende a aumentar, com isso, os bancos ficam mais suscetíveis a renegociação de dívidas com o intuito de compensar a arrecadação perdida com o aumento da inadimplência. Além disso, o governo tende a colocar a disposição linhas de crédito especiais para fomentar e manter a roda da economia girando.

7º Passo: Cortar

O sétimo e último passo é o mais difícil e doloroso: Cortar. Ele é o último porque devemos evitar ao máximo alterar a estrutura planejada e provocar desequilíbrios internos, especialmente quando cortamos na carne. Então, é importante que você busque cortar em itens menos relevantes e que podem estar ineficientes. Exemplos desses custos são:

• Custo de Capacidade: É o custo oriundo da manutenção de uma capacidade superior a utilizada, que gera gastos com maquinários, instalações e mão de obra que não estão sendo utilizados.
• Juros (Compradores): Uma venda a prazo sem a cobrança de juros ou com juros inadequados também é custo. Lembre-se que o dinheiro perde valor no tempo, por causa da inflação, que reduz o poder de compra do dinheiro.
• Estoque: Manutenção de estoques acima do necessário também gera custos, além de imobilizar capital e reduzir a liquidez.

Conclusão

Revisar e manter as contas no azul é um desafio que devemos colocar em prática todos os dias. Demanda esforço e trabalho. Parece difícil porque muitas vezes foge da sua especialidade e do seu foco de produzir produtos de qualidade no tempo e na quantidade correta. Mas estar ciente das possibilidades é sempre importante.

Dica

Além dos passos aqui mencionados, é importante que você esteja preparado para todos os riscos existentes, como o de crédito, de mercado e operacional. Abordamos todos esses riscos não sistémicos e os sistêmicos nesse artigo aqui: Ferramentas de Proteção de Risco para o Produtor Rural[PL1] . Nele falamos das estratégias para se proteger de riscos intrínsecos ao agronegócio, e que você está sujeito a partir do momento que começa o seu negócio. Confira!