A importância da gestão de custos e compras para o produtor rural

Sempre que se pensa em aumentar a lucratividade a primeira estratégia que vem à cabeça é a de aumentar o faturamento. Porém, em um setor que os preços são determinados pelo mercado, gerenciar bem a estrutura de custos, gastando menos e sendo mais eficiente nas compras, pode ser um caminho mais fácil para aumentar a margem de lucro do seu negócio.

No mundo globalizado, ganha mais quem gasta menos

Com a globalização e as novas tecnologias de informação e comunicação (NTICs), a competitividade aumentou muito, pois produtores do mundo inteiro possuem acesso as técnicas, tecnologias e maquinários de última geração cada vez mais rápido. Nesse cenário, pequenas ações na gestão de custos podem fazer toda a diferença. Isso ocorre porque a margem de negociação do preço final é pequena para o produtor rural, por se tratar na maioria de commodities, que possuem seu preço determinado pelo mercado.

Mas, por onde começar?

A gestão de custos deve abranger toda a propriedade e deve estar bem disseminada na cultura do negócio, para que todos os sócios e trabalhadores atuem de forma integrada e efetivamente façam a gestão dos custos. Para isso, podemos seguir três passos principais:

Primeiro passo: Registrar todos os custos

Dentro da fazenda, os custos envolvidos com a produção e comercialização são diversos. Assim, um passo importante é registrar todos. Essa ação permite a identificação de onde estão sendo realizados os gastos e como eles podem ser reduzidos. É importante que eles sejam registrados de forma organizada. Uma dica é separá-los em custos diretos e indiretos:

• Custos diretos: São os custos ligados diretamente com a produção, como custo de aquisição das sementes, dos fertilizantes, das máquinas e da mão de obra.
• Custos indiretos: Também chamados de despesas, são aqueles que, apesar de não estarem diretamente ligados a produção, são necessários ao bom funcionamento da empresa, como serviços de manutenção e limpeza, serviços administrativos e serviços financeiros.

Segundo passo: Equalizar os gastos

A partir dos registros de todos os custos, o segundo passo é equalizar os gastos, de forma a aumentar a eficiência na utilização de cada um dos insumos. É importante ter em mente que ao gastar de forma ineficiente qualquer insumo ou fator de produção, como sementes ou combustível, é dinheiro que está sendo jogado fora.

Assim, equalizar nada mais é do que após o diagnóstico, ajustar os gastos as reais necessidades, não gastando nem mais nem menos que o necessário. Uma dica nesse sentido é a construção de indicadores que possam ser acompanhados ao longo do tempo:
Insumos: Aqui serão apresentados os gastos com cada um dos insumos;

• Tributos: Aqui serão mostrados todos os impostos e taxas incidentes sobre a produção;
• Mão de obra: Aqui serão registrados os gastos com mão de obra fixa e variável;
• Capital de giro: Aqui deverá ser mostrada a necessidade de capital de giro;
• Depreciação, Manutenção e Seguro: Aqui deverá ser discriminado os custos de depreciação, manutenção e seguros das instalações e maquinários;
• Financiamento: Aqui será apresentada a previsão de reposição dos financiamentos, dívidas e os gastos com juros.

Terceiro passo: Comprar de forma estratégica

Com os custos registrados e equalizados, o último passo é agir de forma proativa e estratégica nas compras. Isso significa comprar melhor e gastando menos. Ou seja, negociando a quantidade exata com os fornecedores, os melhores prazos de entrega e de pagamento. Se você sabe exatamente quanto precisa de cada item e quando, você naturalmente aumentará a sua capacidade de negociação, pois você saberá exatamente onde quer chegar. Para comprar de forma estratégica, você pode adotar algumas medidas:

• Realizar no mínimo três cotações de cada item com fornecedores distintos: Essas lhe garantem argumentos mais fortes para negociar;
• Calcular os custos por trás do preço, como frete, impostos e seguros: O preço é apenas a parte visível dos custos, por trás dele existem diversos custos que precisam ser investigados.
• Terceirizar algumas atividades específicas, como o crédito agrícola e a importação de insumos e fertilizantes: Empresas especializadas possuem maior experiência e capacidade de negociação, conseguindo melhores condições e de forma mais rápida. Nesse sentido, você ainda poupa seu tempo e foca no produto principal do seu negócio.
• Firmar contratos de longo prazo com entrega gradativa: Um contrato com prazo anual, por exemplo, pode te garantir preços e condições melhores, ao assegurar ao seu fornecedor que a demanda existirá. Além disso, você consegue se antecipar a oscilações de variáveis do mercado, como câmbio e taxa de juros. Ao mesmo tempo, você reduz estoque de matérias-primas, ao programar as entregas e pagamentos de forma fracionada ao longo do ano.

Automatização dos Sistemas de Gestão

Para automatizar esses processos, existem os sistemas integrados de gestão, conhecidos como ERP (abreviação do inglês Enterprise Resource Planning) ou planejamento de recursos empresariais. Esses permitem o monitoramento de todos os departamentos e fases da produção em tempo real e de forma dinâmica, com apresentação de indicadores, facilitando o acompanhamento e a análise dos resultados. Além disso, muitos desses permitem o monitoramento remoto via internet.

Hoje no mercado existem muitas empresas que fornecem esse tipo de produto e serviço. Duas opções consolidadas são o SAP e a Sankhya:

SAP: De origem alemã, é a líder mundial em softwares de gestão. Devido ao elevado custo de aquisição, é indicado para produtores de grande porte. A SAP possui soluções de ERP personalizadas para o setor do agronegócio.

Sankhya: É uma empresa brasileira, com sede na cidade de Uberlândia-MG. Em ascensão, possui softwares de gestão em diversos formatos e que atende diversos públicos. É indicado para produtores de médio e pequeno porte. Assim como a SAP, ela possui soluções de ERP específicos ao agronegócio.

Compreendido? Então, mãos à obra!